Sistema Gerador de Ficha Catalográfica

 

Sistema para Gestão de Bibliotecas

    Migrar para um sistema digital de administração é um dos principais caminhos para tornar o processo de gestão mais prático e eficiente para todos.

    As bibliotecas cada vez mais, têm se aprimorado e fazendo uso da tecnologia da informação, acompanhando as novidades e as possibilidades da era digital. Destaca-se cada vez mais, os investimentos pelas instituições de ensino, em sistemas de gestão que trazem agilidade, segurança e permitem total controle sobre a rotina de circulação de publicações (reserva, empréstimo, renovação e devolução).

    A implementação de qualquer produto de automação de bibliotecas é um processo complexo. Estes sistemas interferem em diversas atividades da biblioteca e, por isto, uma mudança requer cautela para que não haja transtornos na transição e demanda que a biblioteca tenha confiança sobre os benefícios do novo sistema. A decisão de adoção de um software e, mais ainda, de um sistema recente e contemporâneo, requer uma fundamentação sobre as necessidades de implantação e sobre os benefícios que a mudança trará. A opção também exige argumentos e indicadores para justificar, junto aos gestores, os investimentos necessários.

    As plataformas de serviços de bibliotecas, desenvolvidas com tecnologias recentes, são providas através de serviços em nuvem e com funcionalidades mais completas e modernas para o gerenciamento unificado dos mais diversos recursos de informação hoje existentes nas bibliotecas.

    Disponibilizar boas bibliotecas em todos os seus níveis de abrangência, como o escolar, cultural e, até corporativo, por exemplo, é uma das principais iniciativas nessa luta. Entretanto, para obter sucesso nesse sentido, outro aspecto é crucial: a gestão de biblioteca de forma eficiente. O que é importante na escolha do software no mercado avaliar se ele já opera em locais e instituições consolidadas.

Por que investir em uma eficiente gestão de biblioteca é importante?

    Praticidade e eficiência podem ser conseguidas com um bom sistema de gestão de biblioteca. Trata-se, principalmente, da migração de algumas atividades, em especial as administrativas, para o meio digital. Soluções tecnológicas, como softwares especializados, se propõe a isso. Entre eles, estão os desenvolvidos pela empresa Prima. São as chamadas soluções SophiA.    

    A implantação de um software na gestão de uma biblioteca é bastante intuitiva e prática, tanto para quem administra, quanto para quem acessa o terminal web. Ele possui no processo de implantação sua praticidade no cadastro das obras e catalogação dos livros, fazendo com que a organização de uma sala de leitura fica muito mais prática e inteligente.

    No caso da gestão de bibliotecas acadêmicas, por exemplo o sistema SophiA Biblioteca Universitária, oferece um software que é baseado nos padrões internacionais de catalogação e comunicação de dados:

•MARC 21

•ISO 2709

•Z39.50 cliente e servidor

•XM

    Com essa ferramenta é possível gerir a biblioteca digital, com vinculação de diversas mídias como PDF, DOC, imagem, vídeo e som, por exemplo. Ela também é integrada a provedores de conteúdo digital.

    Outra funcionalidade do SophiA Biblioteca Universitária é a disponibilização aos seus usuários dos trabalhos e pesquisas realizados pelo corpo docente e discente da instituição que o sistema atende.

   A solução possui, ainda, além do Terminal Web, um aplicativo que pode ser personalizado com a identidade da universidade, para facilitar a comunicação com a comunidade acadêmica. Tal ferramenta possibilita que o aluno tenha acesso online às principais operações da biblioteca, por exemplo como é o caso de renovações e reservas.

    Outros recursos a se destacar em um sistema de gestão de bibliotecas é a possibilidade de os usuários requisitarem volumes de outras bibliotecas da mesma instituição e, também, conseguirem realizar o levantamento de referências bibliográficas de acordo com as normas ABNT.

    Os Sistemas da gestão de bibliotecas escolares e acadêmicas possuem softwares desenvolvidos para atender todo tipo de biblioteca, incluindo os espaços corporativos e culturais.

    Existem soluções para facilitar a relação sistema e empresa ou instituição, as quais podem ser integradas a outros sistemas usados na corporação, desta forma, não é necessário cadastrar colaboradores em dois sistemas distintos.

    Ainda, através do método de disseminação seletiva da informação no mercado de softwares o usuário do sistema de gestão de bibliotecas pode ser avisado quando algo relacionado a determinado tema selecionado por ele estiver disponível na biblioteca em questão.

    Existem softwares que possuem, além do Terminal Web, um aplicativo para facilitar a comunicação com os usuários. Ambos são personalizáveis com a identidade da instituição, e possibilitam que o usuário tenha acesso às principais operações da biblioteca de forma online, como renovação e reservas, onde pelas redes do determinado sistema é possível a biblioteca importar registros e realizar empréstimos entre bibliotecas.

    O sistema de gestão bibliotecária permite administrar as diversas funções de uma biblioteca, que são a movimentação completa do acervo onde o operador do sistema controla todo o processo de empréstimo, devolução e reserva das obras que compõe o acervo da biblioteca.

Aqui estão listadas algumas funcionalidades da rotina de circulação de publicações de softwares de sistema de gestão ofertados no mercado

Criação de regras de empréstimos, combinando grupos de publicações com tipo de usuários da biblioteca.

Configuração de duração do empréstimo, multas por atraso, validade das reservas, permissão para renovação e bloqueio.

Permite que o usuário defina o número máximo de exemplares por tipo de publicação.

Possibilita que o usuário defina a quantidade de exemplares a serem emprestados simultaneamente.

Bloqueio de reservas para usuários em atraso e bloqueio de empréstimos para usuários inadimplentes.

Reserva com a utilização de filtros de Volume, Edição e Ano. Acompanhamento das reservas pela fila de reserva.

Consultar empréstimos, débitos e reservas via internet. Consultar obras disponíveis, fazer ou cancelar reserva on-line.

Uso de leitor óptico para fazer empréstimo ou devolução. Controle de limite de empréstimo por usuário.

Permite abonar multa por devolução em atraso. Permite editar o valor da multa na hora da devolução.

Possibilita o cálculo automático da localização do exemplar (Número Cutter) conforme as determinações do padrão.

Possibilita controlar a situação atual de um determinado exemplar através do seu código ou número do tombo.

Permite o controle de datas previstas para recebimento dos exemplares de periódicos.

Visualização dos autores e dos assuntos relacionados ao artigo. Visualização do conteúdo da publicação.

Exportação de dados dos relatórios do sistema para os formatos do Office e outros conhecidos.

Cadastro da área e subárea do conhecimento conforme tabela do CNPq e controle de duplicação de registros.

Controla os acervos por tipo de publicação (livros, periódicos, vídeos, documentos, cd’s, etc), particular ou público.

Cadastro de autores, assuntos, fornecedores, termos e outros pertinentes à area de gestão bibliotecária.

Impedimento que Autores, Coleção/série, Editora, Idioma e Local de Publicação sejam cadastrados em duplicidade.

Gerencie seu acervo pela produção de inventário, controle de aquisições, doações, assinaturas de periódicos, permutas e orçamentos.

Envie e-mails personalizados aos usuários da biblioteca, diretamente do sistema, com praticidade e segurança.

Pela disseminação seletiva da informação o usuário pode ser avisado quando algo de determinado tema selecionado estiver disponível na biblioteca. 

    O recurso Painel de Gestão permite a visualização de dados estatísticos por meio de gráficos, com a possibilidade de aplicação de filtros que facilitam ainda mais a rotina do bibliotecário. O gestor tem acesso a diversos relatórios do catálogo, etiquetas e documentos que podem ser exportados em diversos formatos. Catalogação e gerenciamento de livros com um software de referência no mercado.

    Aqui foram listados alguns softwares para gerenciamento de bibliotecas com maior difusão entre as universidades destacam-se: o Aleph (Ex Libris/ProQuest), o Pergamum, o SophiA Biblioteca (Prima), o Multiacervo, o Koha e o Bibilivre.