Bibliotecas Digitais
Acervo acadêmico digital ou
biblioteca digital? Principais diferenças
A implementação
de um acervo acadêmico digital e de uma biblioteca digital é
fundamental para a oferta de serviços educacionais mais ágeis, seguros e
otimizados. Afinal, educação e tecnologia andam lado a lado nos
tempos atuais.
Os dois modelos de
acervo são fundamentais na era da Educação 4.0 e, apesar dos termos
serem parecidos, eles apresentam propostas e funcionalidades diferentes para a
instituição, alunos e professores.
A principal
diferença entre acervo acadêmico digital e biblioteca digital e
como implementá-los numa Instituição de Ensino Superior (IES) vamos entender:
O
que é um acervo acadêmico digital?
O acervo acadêmico
digital é um banco de dados armazenado na nuvem constituído por
documentos recebidos e elaborados pela IES, seja pública ou privada. Esses
documentos podem ser recibos de pagamento, diplomas, trabalhos de conclusões de curdo (TCCs) entre
outros.
Manter esses
arquivos é importante tanto para a comprovação do histórico acadêmico como para
ter outras informações dos estudantes que passam pela instituição.
Acervo
acadêmico digital x bibliotecas digitais nacionais: principais diferenças
Para construir o
acervo acadêmico digital, cada IES precisa digitalizar todos os documentos
físicos da instituição e, então, utilizar um sistema de gestão para
gerenciar o arquivo digital.
Enquanto isso,
a biblioteca digital tem o objetivo de
disponibilizar obras digitais, viabilizando acesso fácil e rápido a conteúdos
educacionais atualizados e de fontes confiáveis.
Muitas IES contam
com esse serviço para auxiliar no processo de aprendizagem dos estudantes.
Assim, os beneficiários podem realizar a leitura online de
diversos conteúdos.
De forma resumida:
·
Acervo acadêmico digital: todos os documentos
físicos (recebidos e enviados) da instituição digitalizados.
·
Biblioteca digital: obras e conteúdos acadêmicos
disponibilizados de forma online.
Manter uma
biblioteca digital proporciona diversos benefícios para a IES, como redução
de espaço físico, fila de espera em bibliotecas físicas e ajuda com a avalição do MEC. Já a digitalização de acervo
permite localizar documentos facilmente e impede que esses extraviem, além de
reduzir custos com armazenamento.
E falando em acervo
acadêmico digital, você sabia que essa é uma exigência do Ministério da Educação (MEC)?
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Por isso, muitas
instituições estão avançando quanto à digitalização e implementação de um
sistema de gestão de acervo acadêmico.
Para entender
melhor sobre essa exigência do MEC conheça a legislação que trata sobre esse
tema.
Assim obrigatoriamente toda IES
precisa de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) que
promova uma gestão ágil, controlada e segura. Vale ressaltar que, além das IES,
outras instituições devem seguir a obrigatoriedade.
Veja a seguir como realizar a implementação do acervo acadêmico numa IES:
Como
se preparar para implementar o acervo acadêmico digital de acordo com a lei?
Os gestores devem elaborar um plano de ação para garantir que a implementação do acervo digital seja realizada de forma segura e contemple todas as áreas da IES, sem deixar nenhum documento ou processo de fora. Por isso, é importante considerar os seguintes pontos:
Implantação
do sistema de gestão
Ao escolher um
sistema de gerenciamento de documentos, leve em consideração a opção que atenda
às necessidades da IES, sem deixar de ponderar o valor, a forma de pagamento e,
principalmente, a disponibilidade que a empresa tem para realizar o treinamento
dos funcionários da instituição.
Criação
da equipe de curadoria
É fundamental que os gestores selecionem colaboradores para formar uma equipe responsável por garantir que todas as etapas da implementação ocorram sem falhas e que possa resolver os imprevistos rapidamente. Essa equipe deve definir a política de gestão de documentos acadêmicos da IES e garantir que esteja alinhada com as diretrizes do MEC.
Digitalização
Os dossiês dos
estudantes ativos, inativos e todos os outros documentos que compõem o acervo
físico da instituição devem ser digitalizados. É importante que toda a papelada
passe por esse processo.
Upload no sistema
Em seguida, é
preciso fazer o upload dos arquivos digitalizados no sistema
de hospedagem contratado ou próprio da IES. Nesse ponto, é muito importante atenção:
é imprescindível contar com uma plataforma que tenha políticas de segurança de
dados.
Assinatura
digital
O sistema implementado deve garantir que todos os documentos digitais tenham uma assinatura digital ao serem acessados e/ou baixados. Essa assinatura digital é disponibilizada por meio de um certificado regulamentado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
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